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更新日:2023年5月26日

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電子メールの誤送信について

この度、当研究所職員によるメールアドレスの誤入力により、個人情報を含む電子メールが誤送信されるという事案が発生しました。
このような事案が発生したことを重く受け止め、再発防止に努めてまいります。

1. 経緯

2023年2月7日、当研究所職員からメールアドレスの誤入力により、電子メールを正規のドメインに類似した誤ったドメインへ送信したとの報告がありました。これを受け、過去約5年間に弊所から当該ドメインへ発信された電子メールを調査したところ、同様の誤送信が4,118通見つかりました。
誤送信の原因はメールアドレスの誤入力であり、特に自動転送設定時にも同様の誤入力があったことで、誤送信されていることに気づきにくい状態が長期間続いたことが、誤送信拡大の大きな原因でした。
誤送信された電子メールには347名分の個人情報(氏名、住所、電話番号、メールアドレスなど)が含まれておりました。
これまでのところ本事案によると思われる情報の悪用などの被害は確認されておりませんが、引き続き注意を払ってまいります。

2. 対応

現在、本事案に該当される方々に対して、個別にお詫びと状況説明を行っております。また、想定される情報の悪用としては不審な電子メールの増加などが考えられます。本事案に関し、お気づきの点や不審な点などがございましたら、当研究所までご連絡いただけますようお願いいたします。

3. 再発防止対策と今後の対応

事案発覚後直ちに当該ドメイン宛への電子メール送信を停止する措置を実施しました。
また、全役職員に対して電子メールの自動転送設定の削除を指示するとともに、3月に全役職員に対する個人情報保護研修を、4月に新規採用者に対する情報セキュリティに関する講習を実施することで、本事案に関する情報及びメールアドレスの誤入力がもたらす影響を共有して再発防止のための注意喚起を行ったほか、電子メール誤送信防止のための設定・ツールの利用徹底を早急に実施しました。
今後は、6月に全役職員に対してこれまでの経過・措置を踏まえた情報セキュリティ研修を実施して対策を徹底し、再発防止に努めてまいります。

 

お問い合わせ

森林総合研究所 研究情報科
   電話番号:029-829-8130
   電子メール:ffprisec@ffpri.affrc.go.jp